举办展会中，经常会用(yòng)到電(diàn)子邮件和网上报名。下面就来了解一下它们在展会中所起的作用(yòng)。
举一个例子来说明：假设一个医生收到一封邀请他(tā)出席某医疗会议的電(diàn)子邮件，他(tā)很(hěn)容易就能(néng)将该邮件转发给其他(tā)20个同事。假设这20个同事中有(yǒu)3位准备出席，那就会在网上多(duō)预定3个房间。由此可(kě)见，電(diàn)子邮件对展会组织者来说，可(kě)以将信息传达给潜在的出席者，增加市场分(fēn)额，而所有(yǒu)这一切都是不需要什么成本的。
如今报名在很(hěn)大程度上已经联机进行了。通过一个联机模块，出席者可(kě)以自己填写报名表和住宿要求，而不用(yòng)打電(diàn)话。这样，展会组织者不仅省去了许多(duō)工作，还能(néng)获得更加完整的出席者信息，把工作重点放在展会营销方面，减少浪费。他(tā)（她）能(néng)够更快地、以更低成本地、更有(yǒu)效地推广展会。展会组织者可(kě)以从其网上报名数据库中筛选出所需数据，提取有(yǒu)关出席者的具體(tǐ)信息，再针对这些出席者调整展会推广策略。展会组织者还可(kě)以研究报名数据库，从中得知谁被取消，谁去年报名而今年没有(yǒu)报名，等等。
有(yǒu)相当一部分(fēn)出席者总是到临近展会的时候才决定所住的房间，这时，剩余的房间就来不及再租出去了。但如果利用(yòng)電(diàn)子邮件进行市场推广，你就可(kě)以在48个小(xiǎo)时之内获得80%的回馈率。而采用(yòng)传统的报纸和传单等促销形式，要等到6-8周后才能(néng)收到回馈。展会组织者越早知道出席者的意图，就能(néng)越快做出反应或在截止日期前减少剩余房间。通过包括住宿预定和报名的联机模块，展会组织者可(kě)以引导其潜在的出席者直接进入自己的旅店(diàn)预定主页，从而增加他(tā)们在报名参加展会的同时预定自己旅店(diàn)房间的的几率。
住宿预定和报名的联机模块还能(néng)够使展会组织者不用(yòng)通过旅店(diàn)就能(néng)随时掌握住宿预定信息，及时让出剩余房间，减少磨损费。
看展会，特别是看大型展会，可(kě)谓劳心又(yòu)劳力。要想在有(yǒu)限的时间里获得更多(duō)的有(yǒu)效信息，就要在参观展览前做好以下功课：
尽快取得参展商(shāng)的公布图，设定参观路線(xiàn)；
携带足够的名片，这样使你省去填表的麻烦。
穿上舒适的鞋子和衣物(wù)。在展览馆参观是很(hěn)疲劳的，垫上鞋垫走路可(kě)以减轻足部的疲劳，令脚舒服些。在准备行李的时候，要预留空位，方便回程时有(yǒu)足够的地方容纳参展商(shāng)的资料。带上一个轻便的旅行袋，塑料袋通常都是既不美观双不舒服的。甚至会割伤手。
提前预约机票和酒店(diàn)，以便取得折扣优惠。
尽量选择靠近展会的酒店(diàn)，这样可(kě)以节省往返时间和方便休息。
列出你准备参观的厂商(shāng)清单，并将他(tā)们分(fēn)成两部分(fēn)，一个是“必须参观”的，另一个是“要参观”的。
确定你参观整个展览会要花(huā)费的时间，甚至停留每个摊位所要花(huā)费的时间。
明确你需要从参展商(shāng)那里了解的信息，區(qū)别各个展商(shāng)的不同之处，然后准备好到时提问的问题。
设计一个产品/服務(wù)信息收集表，以便准确的比较我不同参展商(shāng)之间的异同。
预约想要约见的参展商(shāng)。
计划好准备参加的研讨会或参观的产品陈列室。
事先做好登记并提前30分(fēn)钟到场，避免排長(cháng)队浪费时间。
直接告诉展商(shāng)你的行程紧张，不希望浪费时间闲聊，希望可(kě)以单刀(dāo)直入正题。寻找建立商(shāng)业网络的机会。与业界人士交谈，在产品陈列室里向周围的人介绍自己，分(fēn)发收集名片。
避开太拥挤的摊位，应在展会绳带前，参观人数不多(duō)的时候再折回拜访。
加上筆(bǐ)和便条，随时记下重要的信息，甚至可(kě)以用(yòng)小(xiǎo)型录音机作记录。
需休息一下，恢复精神，吸收新(xīn)鲜空气，喝(hē)一些水（不要喝(hē)汽水和啤酒），防止虚脱。每一站都做好行程记录，每晚总结一下。想办法取得参展商(shāng)不想回答(dá)的问题的答(dá)案。避免与不相关的厂商(shāng)进行交流。
提前30分(fēn)钟离场，避免等車(chē)的麻烦。对所收集的材料进行整理(lǐ)、归类、并作进一步联系。
跟进在展会上要求邮寄的印刷品和样品。
上述参观展会的准备和计划虽然简单，但却是事实证明行这有(yǒu)效、事半功倍的办法。只要注意到这些细节问题，便可(kě)达到预期的效果。
